Dicas para vídeo conferência

Já que o home office e as video conferências se tornaram inevitáveis, podemos tomar alguns cuidados para garantir que a experiência seja agradável, com alguns cuidados básicos. O portal 6 Minutos separou seis dicas para você fazer bonito na próxima reunião à distância com sua equipe. São elas:

1. Ilumine o seu rosto e não fique contra a luz. Escolha um lugar com iluminação adequada;
2. Cuidado com o fundo da imagem. Escolha um local que tenha uma imagem de fundo neutra. Uma estante de livros é legal, mas as pessoas podem se distrair;
3. Coloque a câmera na altura dos olhos, e durante a conferência, aponte seus olhos para a câmera;
4. Ouça e seja ouvido com qualidade. Evite sons de fundo, e se necessário use um fone de ouvidos com microfone. Teste o som antes;
5. Posicione-se no centro da imagem;
6. Use uma roupa adequada para as circunstâncias, preferencialmente com cores neutras. Vista uma calça também.

PS: Veja também esse aviso do FBI: "FBI Warns of Teleconferencing and Online Classroom Hijacking During COVID-19 Pandemic" (adicionado em 23/04).

PS/2 (adicionado em 01/05): Veja também o Blog do Zoom: "How to Keep Uninvited Guests Out of Your Zoom Event"

PS3 (adicionado em 01/05): O pessoal da Tempest preparou um material curto e objetivo, muito legal, com 5 cuidados de segurança para as videoconferências.

Dress code no home office

Trabalhar em casa não precisa e não deve ser sinônimo de relaxo. Afinal, é inegável que a roupa que usamos afeta o nosso rendimento, seja pelo conforto (ou falta dele) ou por influenciar no nosso humor.

Por isso, siga esses conselhos básicos:

• Não trabalhe de pijama. Embora a prática seja comum, trabalhar de pijama condiciona o cérebro a diminuir o ritmo das atividades, e dá uma sensação de conforto que não combina com trabalho. Também torna mais tentador dar aquela cochiladinha na cama...
• Use uma roupa específica para o trabalho, para indicar para você e seus familiares, que você está trabalhando. Pode ser uma roupa um pouco mais formal, ou uma camiseta com o logo da empresa. É importante ter esse "clique", representando que a partir desse momento você está ocupado. Alguns amigos, por exemplo, usam um boné quando estão concentrados; 
• Use roupas confortáveis e leves;
• Em casos de reuniões virtuais, apresentações e video conferências, use um traje mais adequado, mais arrumadinho. Mesmo em casa, você deve passar uma imagem de profissionalismo;
• Penteie o cabelo ;)
• Cuide da higiene pessoal, principalmente se você não morar sozinho;
• Não se esqueça da calça! Embora normalmente só sejamos vistos da cintura para cima, eventualmente você pode precisar levantar durante uma chamada por vídeo.

O mais indicado é prosseguir com uma rotina parecida com a que você tem no trabalho presencial, sem abrir mão do conforto.

PS: Segue uma dica extra (adicionada em 07/04) - use camisetas de poliéster (tipo aquelas dry fit, de academia). Elas lavam e secam rapidamente, e você não precisa passar (deixe secar pendurada em um cabide).

Riscos de segurança para o Home Office

O pessoal da Digital Shadows criou um pequeno infográfico para sumarizar os principais riscos de segurança para os trabalhadores em home office.

São eles:

• Acesso não autorizado a dados sensíveis ou confidenciais - cuidado, pois os dados da empresa são confidenciais até mesmo para o pessoal da sua família;
• Ataques de disponibilidade - ciber ataques contra provedores de internet ou a infra-estrutura de conectividade da empresa podem tornar o acesso remoto intermitente ou indisponível. Isso também pode acontecer em caso de acessos acima da capacidade existente;
• Ataques de Phishing - sempre muito comuns, os trabalhadores remotos tem maior chance de distração, e portanto, maior risco de abrir mensagens falsas;
• Perda ou roubo do equipamento corporativo, além de dano por mau uso;
• Roubo ou vazamento de senhas, permitindo que outras pessoas acessem os sistemas corporativos;
• Vazamento acidental de dados.

Aproveite e veja esse meu artigo, de 2019: "Dicas de segurança para trabalho remoto".

Home Office no Brasil em tempos de Pandemia

O portal de notícias 6 Minutos publicou algumas estatísticas sobre adoção de Home Office no Brasil a partir da epidemia do Coronavírus. Os dados são de uma pesquisa realizada pela Ticket, entre os dias 20 e 22 de março, com mais de 7 mil usuários do Ticket Restaurante e do Ticket Alimentação.

Veja alguns números, que eu destaquei:

• 35% dos brasileiros ainda não fazem home office; (*)
• 23% disseram que a empresa não tinha nenhuma política de home office, mas foi construindo ao longo da semana;
• 41% afirmaram que a empresa já tinha alguma política de home office;
• 15% destacam a vantagem de não gastar tempo de deslocamento até o trabalho usando transporte público;
• 8% estão vendo aumento na produtividade;
• 10% dizem estar trabalhando mais em casa do que na empresa;
• Para 17%, é ruim o distanciamento dos colegas e o isolamento;
• 15% destacam a perda de produtividade pela distração;
• 14% revelam não ter estrutura em casa para o trabalho remoto.

(*) Como o levantamento foi realizado com usuários do Ticket Restaurante e Ticket Alimentação, tratam-se de profissionais provavelmente com carteira assinada, em empresas que são bem estruturadas a ponto de ter esse benefício. Logo essa estatística não representa a totalidade dos brasileiros.

Você encontra mais informações na notícia original: "35% dos brasileiros ainda não fazem home office, diz pesquisa".

Dicas para gerenciar seu time em Home Office

Seguem algumas dicas rápidas para gerenciar a sua equipe que trabalha remotamente.

1. Elabore um plano de trabalho com sua equipe, com prazos e entregas definidas;
2. Estabeleça objetivos semanais, focando nas entregas (e não no numero de horas trabalhadas);
3. Combine a dinâmica de trabalho com a sua equipe;
4. Crie uma rotina de reuniões diárias (ou com a frequência que achar adequada) com seus reportes diretos e oriente-os a fazer o mesmo com suas equipes;
5. Esteja sempre presente e disponível;
6. Faça periodicamente reuniões e conversas individuais com cada pessoa do time;
7. Procure equilibrar as atividades de trabalho e pessoais;
8. Organize atividades de descontração, que podem incluir palestras para o time e até mesmo um "happy hour virtual".

Essa lista foi baseada em uma mensagem que eu recebi via WhatsApp, mas infelizmente ela não citava a fonte :(

PS (adicionado em 23/04): Também vale a pena dar uma olhada nesse artigo: "How to Manage Remote Employees"

Template de Política de Trabalho Remoto

Ainda na carona da adoção do home office por causa da pandemia de Coronavírus, os nossos amigos da Daryus disponibilizaram, online e gratuitamente, um excelente "Template de Política de Home Working", que pode ajudar as empresas a formalizar essa iniciativa.

O documento, disponível em PDF, inclui sugestões de diretrizes sobre frequência de utilização, condição de participação, tópicos sobre gestão de desempenho e controle de ponto, além de responsabilidades do empregado e seu gestor imediato.

O template tem vários pontos interessantes, tais como como:

• Todos os colaboradores em Trabalho Remoto deverão cumprir a jornada estabelecida em seu contrato de trabalho;
• Os profissionais sujeitos a controle de ponto não estão autorizados a realizar horas-extras no dia em que estiverem em Home Office;
• O colaborador em Trabalho Remoto deve-se manter disponível para contato durante a jornada normal de trabalho.

Eu, particularmente, só não gostei do uso da expressão "Home Working". Prefiro os termos "Trabalho Remoto", "Teletrabalho" ou o bom e velho "Home Office".

Também vale a pena dar uma olhada na publicação do NIST sobre esse tema: "NIST Special Publication 800-46 Revision 2 - Guide to Enterprise Telework, Remote Access, and Bring Your Own Device (BYOD) Security"

Checklist: você está pronto para o Home Office?

O pessoal da Daryus disponibilizou um documento bem legal, com um pequeno checklist para avaliar de Home Working se você está pronto para trabalhar remotamente.

A Daryus sugere que você identifique pelo menos 6 das características abaixo para saber se o seu lugar de trabalho em casa oferece um espaço eficiente para o trabalho remoto:

• Você tem um espaço exclusivo para home office?
• É possível ficar isolado da rotina doméstica?
• A iluminação é adequada para o trabalho?
• Os níveis de ruído são adequados para sua concentração?
• Você possui uma linha telefônica exclusiva para o trabalho na sua casa? (*)
• A internet é de boa qualidade para os seus serviços?
• O computador/notebook de trabalho é utilizado apenas por você?
• Você possui ferramenta antivírus instalada no seu computador?
• As instalações elétricas da casa são seguras e aterradas?
• O lugar de trabalho está seguro em relação a material inflamável e tóxico?
• A família está de acordo (e orientada) com o seu trabalho em Home Office?
• Existe ajuda externa para cuidar das crianças ou pessoas que necessitam de cuidados constantes durante o horário de expediente?

(*) Hoje em dia pouca gente tem telefone fixo, por isso essa pergunta não é muito relevante. Se preferir, você pode optar por ter 2 linhas de celular, uma para uso pessoal e outra para uso profissional.

Vale a pena baixar o PDF e utilizá-lo para conscientização dos colaboradores.