Gafes e etiqueta nas reuniões online

No processo de adaptação ao cenário de teletrabalho, um dos desafios consiste na adoção de uma correta etiqueta na participação nas reuniões online.

Diferente das tradicionais reuniões presenciais, as reuniões online, por vídeo conferência, tem suas características próprias, que merecem cuidado de todos os participantes.

Algumas das vantagens das reuniões online, que os colaboradores rapidamente percebem, é que as reuniões se tornam mais produtivas e efetivas. Em geral 2 motivos explicam isso:

• Pontualidade: em reuniões online há menos atrasos, pois as pessoas não precisam se deslocar para a reunião e não um problema muito comum no ambiente de escritório: a reunião atrasar porque a sala está ocupada, ou porque a reunião anterior na sala reservada atrasou;
• Foco: as reuniões online não permitem conversas paralelas, pois pela dinâmica da comunicação só é possível que uma pessoa fale, enquanto as demais ouvem e aguardam a sua vez. Diferente das reuniões físicas, a comunicação online não permite a compreensão quando várias pessoas falam ao mesmo tempo.

Algumas gafes são muito comuns, e talvez a principal delas ocorre quando alguém mantém o microfone aberto quando não está falando e permite a captura do som ambiente - pior ainda se houver muito barulho. Ou quando atende uma outra ligação e os participantes ouvem a conversa. Outras gafes frequentes incluem pessoas da família passando pela câmera, além da presença de crianças e pets. Mas também tem quem se veste de forma inadequada ou até mesmo cochila durante a reunião, com a câmera em aberto.

Outros problemas podem ser mais sérios, como quando algum executivo compartilha online informações sobre a videoconferência, incluindo dados para se conectar a ela. Esse descuido é muito comum: em Novembro desse ano o ministro de defesa da Holanda compartilhou uma foto aonde era possível ver o identificador e a senha de uma reunião do conselho de defesa da União européia.

Para evitar tais deslizes, há algumas regras simples de etiqueta que todos podem seguir, tais como:

• Se apresente no início da reunião, com o microfone e câmera abertos. Em seguida, desligue os dois;
• Sempre mantenha o microfone em mudo quando não estiver falando;
• Mantenha a câmera desligada, a menos que todos os demais participantes estejam com a câmera ativa. Além de evitar gafes, você melhora o uso de Internet (principalmente se a sua conexão for ruim);
• Use um protetor de webcam em seu computador e deixe ele fechado quando não estiver utilizando a câmera;
• Vista-se adequadamente, como se estivesse no ambiente de escritório. Não se iluda que você pode caprichar apenas na camisa, pois eventualmente você pode precisar se levantar durante a reunião e alguém pode ver a sua calça de pijama!
• Cuidado com as imagens de fundo. Fique contra uma parede, com fundo neutro, ou use o recurso de borrar o fundo, existente na maioria das ferramentas de reunião online;
• Fique em um local silencioso e com boa iluminação;
• Deixe a webcam na altura dos olhos, na horizontal. Se necessário, apoie seu notebook em um livro, para que ele fique mais alto. É desagradável ver a imagem do coleguinha de baixo para cima, com a câmera mal posicionada;
• Mantenha o foco na reunião.

Para saber mais:

• Reportagem do G1: "Gafes e incidentes marcam reuniões e transmissões on-line; empresas criam manual de etiqueta para evitar problemas"